Cinq idées

Les activités de cohésion d’équipe permettent de créer des équipes très performantes, dont les membres sont extrêmement loyaux les uns envers les autres et envers leur équipe. Parfois, cependant, mettre trop l’accent sur le travail en équipe a pour résultat de réduire la collaboration entre les différentes équipes ou les différents services.
Des problèmes équivalents arrivent lorsque des employés deviennent si focalisés sur le but que doit atteindre leur service qu’ils ignorent ou restreignent les buts stratégiques de l’entreprise.
5 idées est une activité qui encourage les participants à aller plus loin que ce qui ne bénéficie qu’à leur équipe ou à leur service, en les incitant à travailler en coopération pour atteindre des objectifs communs au niveau de l’entreprise.

But :

Trouver des idées permettant une collaboration entre équipes et/ou entre services d’une entreprise afin d’atteindre des objectifs communs.

Participants :

Chaque service/équipe/département est représenté par 2 à 10 personnes.
En fonction du nombre de personnes et du nombre de services représentés, des adaptations sont proposées en fin de descriptif de l’activité.
Dans l’exemple que nous donnons, il y a trois services (service clients, service pièces détachées et service ventes), chacun étant représenté par 5 personnes.

Temps :

De 45 minutes à 3 heures selon le nombre de participants, le nombre de services qu’ils représentent et le niveau de détail souhaité.

Matériel :

Tableaux de papier (un par service)
Feutres
Minuteur

Déroulé :
- Choisir un objectif commun

• Au début de l’activité, proposer un objectif qui nécessite de la collaboration entre les différents services.
• Chercher brièvement avec les participants comment déterminer que cet objectif a bien été atteint. Paul, qui anime cette activité avec trois services différents, a un choix de plusieurs objectifs communs à proposer aux participants :
• faire un profit record pendant le prochain trimestre ;
• réduire le turnover des employés ;
• développer de nouveaux services ou de nouveaux produits en ligne ;
• fournir un excellent service clients. Les participants décident finalement de choisir l’objectif basique mais important de « fournir un excellent service clients ». Pour déterminer que cet objectif a bien été atteint, les participants suggèrent les éléments suivants :
  • une réduction du temps d’attente avant livraison ;
  • et une augmentation du feed-back positif des clients.

- Créer des groupes homogènes

• Former des groupes en mettant ensemble tous ceux qui font partie du même service. (S’il y a plus de 7 personnes pour représenter un service, les diviser en plusieurs groupes.) Pour Paul, la répartition en groupes homogènes est facile : il forme 3 groupes (service clients, service pièces détachées et service ventes), chacun étant représenté par 5 personnes. (S’il y avait eu 13 personnes par service, il aurait créé un groupe de 6 et un autre groupe de 7 personnes représentant chaque service.)

- Mettre en route les groupes homogènes

• Demander aux membres de chaque groupe d’élaborer une liste d’idées en réponse à la question suivante : « Comment les autres services pourraient-ils nous aider à atteindre l’objectif fixé ? »
• Dans une démarche de brainstorming, encourager les groupes à créer une longue liste d’idées. Leur fixer un temps pour cela (par exemple 10 minutes). Pamela fait partie du service clients. Elle propose que le service ventes leur fournisse une vision plus claire de ce que veulent les différents clients. Quelqu’un d’autre du même groupe suggère que le service ventes arrête de faire des promesses inconsidérées aux acheteurs. Le groupe décide également qu’ils veulent une meilleure coordination avec le service pièces détachées afin d’éviter des délais de fourniture trop importants. Les deux autres groupes élaborent des listes analogues sur ce qu’ils veulent des autres services. Chaque groupe note ses idées sur une feuille de tableau de papier.

- Préparer la fin de la première partie

• 5 minutes avant la fin du temps imparti, attirer l’attention des participants et leur demander de réduire leur liste aux 5 idées (en tout, tous services confondus) qui leur semblent les plus essentielles pour atteindre l’objectif fixé.
• Demander à chaque participant de prendre note de la liste finale, en expliquant que chacun aura besoin de cette liste pour la phase suivante de l’activité.

- Réorganiser les participants en groupes hétérogènes

• Répartir les participants en nouveaux groupes (hétérogènes) contenant chacun un représentant des différents groupes (homogènes) précédents. Paul réorganise les participants en 5 groupes de 3 membres (l’un venant du service clients + un autre venant du service pièces détachées + un autre venant du service ventes). Pamela, qui est du service clients, forme un groupe avec Sammy (du service ventes) et Laura (du service pièces détachées).

- Mettre en route les groupes hétérogènes

• Demander à chaque groupe d’élaborer une liste d’idées en réponse à la question suivante : « Comment les personnes des différents services travaillent-elles les unes avec les autres afin d’atteindre l’objectif commun ? » Encourager les participants à utiliser leurs idées de la phase précédente d’une manière souple pour enrichir la réflexion.
• Comme précédemment, inciter chaque groupe à créer une liste d’idées aussi longue et variée que possible. Fixer un temps limité pour réaliser cette liste (par exemple, 10 minutes). Pamela est un peu agacée par les demandes déraisonnables des deux autres membres de son nouveau groupe. Après un débat un peu tendu, les 3 membres du groupe se concentrent sur l’objectif final, font des compromis par rapport à leurs exigences du départ, et finissent par déterminer ensemble des stratégies créatives et constructives pour atteindre l’objectif fixé.

- Préparer la fin de la seconde partie

• 5 minutes avant la fin du temps imparti, attirer l’attention des participants et leur demander de réduire leur liste aux 5 idées qui leur semblent les plus essentielles pour atteindre l’objectif fixé.
• Puis demander à chaque groupe d’écrire leur liste finale sur leur tableau de papier, et de préparer une présentation de leurs résultats.

- Partager les idées

• Sélectionner un groupe au hasard et demander à son porte-parole de présenter la liste des 5 idées finales qui ont été retenues.
• Encourager les membres des autres groupes à écouter avec attention et à prendre des notes.
• Puis faire de même avec les autres groupes.

- Élaborer un plan personnel d’action

• Donner une petite carte bristol ou un morceau de papier à chaque participant.
• Leur demander d’écrire 5 idées en réponse à la question suivante : « Comment, personnellement, puis-je contribuer à atteindre l’objectif commun ? »
• Indiquer aux participants qu’ils peuvent utiliser :
  • des idées exprimées précédemment dans les deux groupes auxquels ils ont participé,
  • ou les idées des autres groupes,
  • ou bien encore de nouvelles idées.
• Fixer un temps limité (par exemple, 5 minutes).

Le plan personnel d’action de Pamela est formé de 4 idées de la liste élaborée par son groupe, à laquelle elle ajoute une brillante idée de son cru : « Rappeler très régulièrement aux autres membres de mon service l’importance d’aider le service ventes à donner des estimations réalistes des dates de livraison. »
 
Adaptations :
- Pour aller plus loin
Plutôt que de conclure l’activité avec la recherche d’un plan personnel d’action, on peut recréer les groupes homogènes de la première phase et leur demander de dresser une liste d’idées (puis 5 idées essentielles tirées de cette liste) en réponse à la question suivante : « Comment pouvons-nous aider les autres services à atteindre l’objectif commun ? »

- Si vous manquez de temps
On peut accélérer l’activité en demandant aux groupes de ne rechercher que 2 idées chaque fois.

- Trop peu de participants
Ce n’est pas vraiment un problème, il suffi t d’avoir au minimum 4 participants (2 participants appartenant à deux services différents).

- Trop de participants
Si vous avez un groupe très important, divisez-le en sous-groupes d’environ une vingtaine de personnes, avec une représentation équilibrée des différents services.
Puis dirigez l’activité des différents sous-groupes en parallèle, avec si possible une mise en commun finale.

- Une répartition déséquilibrée des différents services
Que faire si vous avez 20 personnes d’un service, 15 d’un autre, et 4 d’un troisième ? On peut proposer à des participants des grands groupes de compléter les groupes en déficit, en leur demandant de jouer le rôle de ce groupe, de faire comme si…

- Trop peu de services
Afin de garder la richesse de cette activité, on peut dédoubler les groupes, de la manière suivante.
Imaginons qu’il y ait 2 services, chacun représenté par 10 personnes :

• pour la première phase, on forme d’abord 4 sous-groupes homogènes de 5 personnes (c’est-à-dire 2 sous-groupes de 5 personnes par service) ;
• pour la seconde phase, on crée 5 groupes hétérogènes de 4 personnes, chacun de ces groupes ayant 2 représentants de chaque service.