Optimiser les réunions (2)

Cette activité intègre ces deux faits importants :

• Il est plus simple de comparer deux éléments entre eux que de comparer un grand nombre d’éléments.
• En comparant deux éléments, nous les comprenons mieux.

1. S’il est important d’inviter certaines personnes clés, il est tout aussi important de ne pas en inviter d’autres : des personnes qui n’ont rien à apporter, des observateurs qui n’ont pas de contributions immédiates et utiles, des personnes de haut niveau qui gênent la participation. 
2. Lorsque vous prévoyez d’organiser une série de réunions, préparez une liste de règles de base lors de la première réunion. Préparez plusieurs posters avec cette liste et placez-les dans la salle de réunion. Joignez une copie de la liste des règles de base à l’ordre du jour de la réunion. Revoyez cette liste périodiquement et révisez les règles de base.
3. Lorsque vous partagez des informations au cours d’une réunion, encouragez les participants à faire preuve d’analyse, à donner tous les détails nécessaires, à être précis, à être organisés et à donner des réponses complètes et pertinentes aux questions des autres personnes. Ce type de réflexion analytique contribue à une meilleure compréhension des enjeux et des situations.
4. Lorsque vous partagez de l’information au cours d’une réunion, encouragez et aidez les participants à être respectueux et polis. Demandez-leur d’écouter activement, d’exprimer leurs sentiments honnêtement, de se soutenir mutuellement et d’écouter toutes les facettes d’une problématique. Ce type de comportement respectueux contribue à une meilleure compréhension des enjeux.
5. Lorsque vous prenez des décisions au cours d’une réunion, encouragez et aidez les participants à faire preuve d’esprit critique en faisant des déclarations claires et pratiques, qui soient pertinentes sur la question, en donnant des explications logiques et en fournissant des preuves pour étayer leurs diverses déclarations. La pensée critique est importante lorsqu’il s’agit de prendre des décisions au cours d’une réunion.
6. Lors de la génération d’idées au cours d’une réunion, encouragez et aidez les participants à penser de manière créative. Invitez-les à présenter de nouvelles idées, à explorer des alternatives, à être flexibles et à garder l’esprit ouvert. Ce type de réflexion et de discussion aboutit à des solutions créatives au problème.
7. Augmentez le niveau de confiance des participants en vous en tenant à l’ordre du jour, en complétant les mesures à prendre à temps, en encourageant le libre échange d’idées, en faisant preuve du même respect envers les idées de chacun, en gardant l’esprit ouvert, en accordant un crédit et une reconnaissance appropriés aux contributions des participants, en admettant les erreurs et en donnant un retour honnête.
8. Augmentez la participation des autres en retenant votre opinion le plus longtemps possible. Quand quelqu'un soumet une idée, encouragez-le en disant : “Dites-nous en plus.” Posez des questions d’approfondissement et de clarification. Renforcez avec “Merci pour votre contribution.”
9. Soyez positif. Les recherches sur les réunions de travail (menées par Marcial Losada) indiquent que le rapport entre les commentaires positifs et négatifs pendant une réunion devrait être de 5 pour 1 (ou plus) afin de produire des résultats de haute qualité. Augmentez donc le nombre de commentaires positifs et favorables et diminuez le nombre de commentaires négatifs et critiques. Encouragez les autres participants à faire de même.
10. Lors de la génération d’idées au cours d’une réunion, encouragez et aidez les participants à faire usage de leur intuition. Invitez les participants à attendre patiemment des idées novatrices et à se fier à l’instinct des autres.
11. Utilisez ces trois questions simples pour éviter les réunions inutiles : Cette réunion est-elle vraiment nécessaire ? L’objectif de cette réunion peut-il être mieux atteint d’une autre manière ? Que se passerait-il si la réunion n’avait pas lieu ? Si la réponse à la dernière question est “Rien”, vous n’avez pas besoin de la réunion.
12. Utiliser des approches de partage structuré. Selon le but de votre réunion, utilisez un processus étape par étape adapté pour ajouter de la rigueur aux discussions. Utilisez ces techniques pour structurer la façon dont les participants réfléchissent aux problèmes et partagent leurs idées.
13. Utiliser une procédure normalisée pour atteindre des objectifs similaires lors de réunions. Chaque fois que vous avez besoin de prendre une décision, décrivez la situation, trouvez des idées et choisissez la meilleure idée.
14. Le succès d’une réunion dépend de la qualité de la sélection et de l’utilisation des personnes, et des processus. Portez attention au choix et à la gestion des personnes qui assisteront à la réunion. Utilisez également un ensemble de processus structurés pour mener la réunion.
15. Respectez l’ordre du jour, surtout si vous avez un groupe assez important. Gardez la réunion ciblée. Si quelqu'un propose un sujet non pertinent avec l’ordre du jour, notez-le dans le ” parking ” et expliquez que vous en discuterez plus tard lorsque cela sera approprié.
16. Préparez et faites circuler un ordre du jour. Incluez-y l’objectif et le but de la réunion. Spécifiez la date, l’heure et le lieu. Indiquez l’ordre dans lequel les points de l’ordre du jour seront couverts.
17. Veillez à ce que tout le monde soit entendu. Invitez directement à parler les gens discrets. Si vous avez un grand nombre de participants, divisez-les en petits groupes pendant la réunion. Demandez à chaque petit groupe de faire un rapport.
18. Apprenez à organiser des réunions à distance. Les principes de l’organisation de réunions efficaces en présentiel s’appliquent également aux réunions à distance. Cependant, vous devez vous familiariser avec les aspects techniques de l’utilisation d’Internet et des outils pour organiser des vidéoconférences ou des échanges téléphoniques en mode conférence.
19. Gardez l’esprit ouvert. Concentrez-vous sur l’enquête (trouver des faits) plutôt que sur le plaidoyer (persuader les autres participants d’accepter vos idées). Posez plus de questions et faites moins de déclarations.
20. Augmentez l’efficacité des réunions. Réduisez le temps consacré aux discussions, et celui entre la prise de décisions et leur mise en œuvre. Augmentez la qualité et la quantité des décisions prises. Augmentez la participation et la satisfaction des personnes qui assistent aux réunions.