Management agile

Présentation :
Préférez-vous travailler seul, en binôme ou en équipe ? Cela dépend souvent de votre personnalité, et également des circonstances.
« Un, deux, trois, soleil ! » est une activité interactive, facilement adaptable, permettant de réfléchir sur un sujet complexe tout en expérimentant des manières différentes de travailler : on fait ainsi d’une pierre deux coups !

But :
Réfléchir en groupe sur un sujet complexe, en répondant à différentes questions.
Expérimenter l’intérêt de varier les formes de travail : individuellement, en binôme et en équipe.

Participants :
Minimum : 6.
Maximum : 30.
Optimum : entre 12 et 24.
Les participants sont répartis soit par paire, soit en équipe (voir grille de répartition).
Le déroulé ci-dessous décrit l’activité pour 6 participants. Voir le paragraphe « Adaptations » pour des groupes de tailles différentes.

Temps :
Variable selon le sujet et le nombre de questions.
Prévoir entre 15 et 20 minutes par question. La description qui suit utilise 3 questions. Dans ce cas, le temps nécessaire sera donc estimé entre 45 et 60 minutes, sans compter le débriefing (ici optionnel).

Matériel :
Papier et de quoi écrire
Cartes d’identification (pour les détails, voir le paragraphe « Adaptations »)
Tableaux de papier pour le travail en équipe (optionnel)

Préparation :
Définir le sujet à traiter. Choisir un sujet riche et stimulant, en évitant les formulations trop vagues ou trop abstraites.

Exemple : Sophie a été choisie pour animer l’activité, au sein du service clients de l’entreprise. Le sujet général, sélectionné après concertation avec la direction, est : « Satisfaire nos clients. »

Mettre au point une liste de questions
Déterminer une série de questions qui paraissent pertinentes pour explorer le sujet. Faire en sorte que les questions choisies ne soient pas trop similaires afin d’éviter les redites au cours de l’activité.
Choisir de 3 à 5 questions donne de bons résultats.

Sophie a travaillé en amont avec un panel représentatif de personnes du service clients. Après un intense débat autour de la machine à café, les trois questions choisies sont :

Que faisons-nous exceptionnellement bien pour satisfaire nos clients ?
Dans nos bonnes pratiques respectives pour satisfaire nos clients, quelles sont celles qui nous sont communes ?
Comment pourrions-nous appliquer ces bonnes pratiques dans d’autres secteurs de notre entreprise ?

Déroulé :

- Préparer les cartes d’identification

En fonction du nombre prévu de participants, préparer les cartes d’identification nécessaires, en vous aidant de la grille.
Tenir compte du fait que les participants pourront être moins nombreux – ou plus nombreux – que prévu.

En préparant l’activité et compte tenu des participants prévus pour y assister – 6 participants – Sophie a fabriqué (avec l’aide de la grille et de sa fi le de sept ans) les cartes d’identification suivantes : A1, A2, A3, B1, B2 et B3.

Prudente, elle a également préparé des cartes au cas où deux participants supplémentaires imprévus se joindraient à eux : A4 et B4.

- Expliquer l’activité

Présenter le sujet de discussion. (Notre exemple : « Satisfaire nos clients. »)
Expliquer aux participants qu’ils vont explorer le sujet en répondant à trois questions.
Leur préciser qu’ils travailleront individuellement, par paire et en équipe.

- Proposer la première question

Projeter ou écrire au tableau la première question.

Sophie, pour éviter d’avoir à se répéter à cause de ceux qui se croient malins en consultant leurs SMS plutôt que d’écouter, projette la première question via son vidéo projecteur : « Que faisons-nous exceptionnellement bien pour satisfaire nos clients ? »

- Travail individuel

Demander aux participants de travailler individuellement sur cette question et de trouver plusieurs réponses.
Encourager les participants à prendre des notes.
Annoncer un temps de 2 à 3 minutes.

Distribuer les cartes d’identification

À la fin du temps imparti, donner à chaque participant une carte d’identification avec une lettre et un chiffre.
Leur expliquer que ces cartes vont être utilisées pour créer des binômes et des équipes.

- Travail en binôme

Demander aux participants de regarder leur carte et de trouver partenaire qui a le même chiffre qu’eux, mais une lettre différente.

Une fois les cartes distribuées, Sophie s’assure que les participants sont bien répartis en trois paires : A1-B1, A2-B2 et A3-B3.

Demander aux partenaires de partager et de discuter leurs réponses à la première question.
Annoncer un temps de 3 à 5 minutes pour cela.
Les encourager à prendre des notes.

- Travail en équipe

À la fin du temps imparti, demander aux participants de regarder à nouveau leur carte d’identification et de former une équipe avec les participants ayant la même lettre.

Sophie doit gérer la confusion qui se crée dans les neurones de certains participants. Après un temps raisonnablement court, les participants ont formé deux équipes de 3 personnes : A1, A2, A3 et B1, B2, B3.

Proposer aux équipes de discuter de la même question encore une fois.
Annoncer un temps de 7 minutes.
Leur demander de laisser de côté pour l’instant le résultat de leur réflexion.

- Lancer la deuxième question

Projeter ou écrire au tableau la deuxième question.

Sophie est assez contente de la tournure que prend l’activité et projette la deuxième question : « Dans nos bonnes pratiques respectives pour satisfaire nos clients, quelles sont celles qui nous sont communes ? »

Expliquer aux participants qu’ils vont réfléchir à cette question en utilisant les trois mêmes manières de faire que précédemment, mais dans un ordre différent.
Demander aux participants de retrouver leur binôme et de discuter de la question pendant 3 à 5 minutes.
Ensuite, reformer les équipes et leur demander de partager leurs conclusions de la discussion précédente, pendant 7 minutes.
Enfin, demander aux participants de prendre une ou deux minutes pour réfléchir individuellement à la question, et de prendre des notes.

- Lancer la troisième question

Projeter ou écrire au tableau la troisième question.

Sophie a eu un peu de mal à arrêter les participants, qui prenaient fébrilement des notes sur toutes les idées exprimées lors des discussions. Mais, le temps passant, elle se doit d’avancer et projette la troisième question : « Comment pourrions-nous
appliquer ces bonnes pratiques dans d’autres secteurs de notre entreprise ? »

Utiliser la même démarche que précédemment, mais à nouveau en changeant l’ordre : commencer par le travail d’équipe (7 minutes), puis le travail individuel (1 à 2 minutes) et conclure par le travail en binôme (3 à 5 minutes).
Encourager chaque fois les participants à prendre des notes.

- Conclure l’activité

Faire un rapide récapitulatif du sujet et des trois questions.
Inviter les participants à proposer des exemples de réponses pour chacune des trois questions. Faire trois listes des idées majeures exprimées.
Demander aux participants de réfléchir individuellement à tous les éléments trouvés, puis d’en choisir trois qu’ils se sentent capables d’introduire rapidement dans leur pratique professionnelle.

Sophie, pendant la dernière phase de l’activité, a préparé trois tableaux de papier, en prévision d’une riche moisson d’idées. Sachant que son écriture est difficilement lisible par les non-initiés, elle convainc un participant de venir écrire tout ce qui est dit.
Elle s’assure en permanence qu’il n’y a pas de redites dans les idées. Et en cas d’idée trop générale ou d’apparence confuse, elle la fait préciser par le groupe concerné.
Comme toujours, certains participants rechignent ensuite à transformer toutes ces idées en un plan personnel d’action, mais elle sait insister gentiment et arrive à les convaincre de l’intérêt de cette démarche intrapersonnelle.
Finalement et comme il reste encore quelques minutes avant l’heure fatidique du déjeuner, elle entame un débriefing complémentaire sur la forme de l’activité, pour permettre aux participants de mieux prendre conscience de leur mode de fonctionnement.
Lorsque l’heure du déjeuner arrive, elle sentirait presque de la frustration de s’arrêter au milieu de cette riche discussion.
Puis tout le monde l’applaudit. Elle remercie le groupe de sa participation.

Débriefing :
Si l’on veut réfléchir avec les participants sur le mode de fonctionnement de l’activité (travail individuel, en binôme et en équipe), cette dernière partie présentera un intérêt supplémentaire. Cela permettra aux participants de réfléchir sur ce qu’ils ont vécu et de mettre en lumière leurs propres préférences. Voici à titre indicatif une liste de questions pour lancer la discussion :

Quel est le mode que vous avez le plus apprécié ? Travailler seul, en binôme ou en équipe ?
Quel est le mode qui vous a semblé le plus productif ? Travailler seul, en binôme ou en équipe ?
Quels sont les avantages de réfléchir aux questions de manière individuelle ?
Dans quelles conditions est-il préférable de travailler seul plutôt qu’à plusieurs ?
Quels sont les avantages de commencer une activité par un travail personnel ?
Quels sont les avantages de conclure une activité par un travail personnel ?
Que se serait-il passé si vous aviez répondu à ces questions individuellement, sans travailler avec qui que ce soit ?
Que se serait-il passé si la discussion avait été exclusivement collective, sans passer par un travail individuel ?
Quels sont les avantages de travailler avec un partenaire quand il s’agit de se poser des questions et de prendre des décisions ?
Dans quelles conditions est-il préférable de travailler à deux plutôt que seul ?
Quels sont les avantages de commencer une activité en travaillant avec un partenaire ?
Quels sont les avantages de conclure une activité en travaillant avec un partenaire ?
Que se serait-il passé si vous aviez répondu à ces questions uniquement en binôme ?
Que se serait-il passé si vous n’aviez pas du tout travaillé avec un partenaire pendant cette activité ?
Quels sont les avantages de travailler en équipe ?
Dans quelles conditions le travail en équipe est-il préférable au travail individuel ou en binôme ?
Quels sont les avantages de commencer une activité en travaillant en équipe ?
Quels sont les avantages de conclure une activité en travaillant en équipe ?
Que se serait-il passé si vous aviez répondu à ces trois questions uniquement en équipe ?
Que se serait-il passé si vous n’aviez pas du tout travaillé en équipe pendant cette activité, mais seulement travaillé seul ?
Que se serait-il passé si vous aviez travaillé toujours avec une seule personne ?
Que préféreriez-vous : travailler avec le même partenaire ou avec différents partenaires ? Pourquoi ?
Que préféreriez-vous : travailler avec les membres d’une même équipe, ou changer d’équipe ? Pourquoi ?

Adaptations :

Utiliser le tableau ci-dessous pour créer les cartes d’identification, en fonction du nombre de participants.
En cas de nombre impair de participants, prendre également une carte et intégrer une paire et une équipe, en veillant à ne pas dominer la discussion pendant les échanges.

Source : Les jeux de Thiagi

Un, deux, trois, soleil !

Jeu de partage structuré permettant de traiter plusieurs questions d’un même sujet