Management agile

Présentation :

Beaucoup de managers ressentent de plus en plus la nécessité de devenir des « facilitateurs ». Il n’est pas simple de donner une définition exacte de ce qu’est un facilitateur, plus accoucheur (à la façon de Socrate et de sa maïeutique) que dirigeant classique. Cette activité aide les participants à découvrir et discuter les facteurs qui permettent de devenir un facilitateur efficace.

Buts :

Identifier les caractéristiques souhaitables d’un bon facilitateur.

Participants :

Minimum : 10
Pas de maximum
Optimum : 10 à 30
Répartir les participants en groupes de 3 à 7 personnes.

Temps :

45 minutes à 1 heure

Matériel :

Fiche : Facilitateur expérimenté – Se déplace sur demande
Fiche : Caractéristiques souhaitables chez un facilitateur
Papier blanc et de quoi écrire
Tableau de papier et feutres

Déroulé :

- Faites-vous de la publicité

Distribuer le document n° 1 : Facilitateur expérimenté – Se déplace sur demande.
Demander aux participants de lire ce document et de rédiger chacun une annonce publicitaire pour se vendre comme facilitateur indépendant.
Leur donner un délai de 3 minutes pour rédiger leur annonce.
Un peu avant la fi n du temps annoncé, leur rappeler de bien remplir la référence à 4 chiffres demandée juste au-dessus du cadre de l’annonce.

- Constituer des équipes :

Diviser les participants en 2 à 5 équipes de 3 à 7 membres chacune. Faire en sorte que les équipes aient un nombre à peu près identique de membres (certaines pourront avoir un membre de plus).
Demander aux équipes de se placer dans la salle à une certaine distance les unes des autres.

- Ramasser et redistribuer les annonces publicitaires :

Ramasser les annonces publicitaires par équipe, en vérifiant qu’elles ont toutes un numéro de référence et qu’aucune référence n’est identique. Faire des paquets distincts pour les annonces de chaque équipe.
Prendre le paquet de la première équipe et le donner à l’équipe voisine, et continuer de la même manière par permutation circulaire (les annonces de la dernière équipe seront données à la première équipe).

- Lire les annonces publicitaires et sélectionner un facilitateur :

Demander à chaque équipe de lire les annonces publicitaires et de choisir parmi ces annonces celle dont l’auteur jouera le rôle de facilitateur – les critères de sélection sont libres (ce facilitateur appartient donc à l’équipe qui a fourni les annonces).
Laisser 5 minutes aux participants pour faire leur choix.

- Affecter le facilitateur à l'équipe qui l'a choisi

Demander à chaque équipe de lire le numéro de référence du candidat facilitateur choisi. Affecter ce facilitateur à l’équipe qui l’a retenu.
De cette manière, chaque équipe va perdre un de ses membres, mais va recevoir un facilitateur venu d’une autre équipe.

- Identifier les caractéristiques souhaitables d'un facilitateur

Demander aux facilitateurs de diriger l’activité suivante dans l’équipe à laquelle ils ont été affectés : il s’agit pour chaque équipe de faire une liste des caractéristiques souhaitables d’un facilitateur. Cette liste se fondera sur les critères choisis par l’équipe pour choisir son facilitateur.
Les membres de l’équipe peuvent relire les annonces publicitaires pour découvrir les caractéristiques souhaitables qui s’y reflètent. L’équipe a 5 minutes pour noter cinq (ou plus) caractéristiques souhaitables que l’on attend d’un facilitateur.

- Comparer avec la liste de référence :

En groupe entier, demander à chaque équipe de lire sa liste de caractéristiques souhaitables pour un facilitateur. Noter ces points sur un tableau de papier.
Distribuer le document n° 2 : Caractéristiques souhaitables chez un facilitateur. Expliquer que cette liste se fonde sur une étude des ouvrages et articles publiés sur le thème de la facilitation.
Demander à chaque facilitateur de diriger une discussion dans son équipe pour comparer la liste de l’équipe avec la liste de référence.
Laisser 5 minutes pour cela.

- Comparer les mots et les actes :

En conclusion, demander à chaque équipe de relire l’annonce publicitaire rédigée par son facilitateur.
Demander aux membres de l’équipe de discuter pour savoir si le comportement du facilitateur a correspondu aux promesses faites dans son annonce, s’il était meilleur ou moins bon.
Leur laisser 3 minutes.

- Débriefing :

Diriger un débriefing sur les idées retenues par les participants. À titre d’exemple, voici quelques questions qui peuvent vous aider :
Quels facteurs avez-vous mis en avant dans votre annonce ?
Quels facteurs avez-vous pris en compte lorsque vous avez examiné les différentes annonces ?
Quelle a été votre réaction en apprenant que vous n’aviez pas été choisi comme facilitateur ? Pour ceux qui ont été sélectionnés, quelle a été votre réaction ?
Pour la première phase (choisir le meilleur facilitateur parmi les candidats), l’équipe a fonctionné sans facilitateur ; pour la deuxième phase (établissement de la liste des caractéristiques souhaitables chez un facilitateur), elle en avait un. Avez-vous
constaté une différence dans le fonctionnement de votre équipe ?
Avez-vous constaté une différence entre ce que le facilitateur avait promis dans son annonce et ce qu’il a effectivement fait ?
Si c’est le cas, à quoi tient, à votre avis, cette différence ?
Si vous deviez recommencer cette activité, quelle différence apporteriez-vous à votre annonce ?
Quelle est la conclusion la plus importante que vous tirez de cette activité ?

Fiche : " Facilitateur expérimenté - se déplace sur demande "

En 2023, la loi 4242 a supprimé en grande partie la hiérarchie dans l’Administration, afin de diminuer les coûts de fonctionnement en supprimant des postes considérés comme inutiles. Pour ne pas rester à la traîne, les entreprises commerciales et les ONG en ont fait autant. Les services et les divisions ont disparu ; il n’y a plus ni managers ni contrôleurs.
Les employés s’organisent en équipes plurifonctionnelles et travaillent sur des projets. Il y a des facilitateurs pour coordonner ces équipes et soutenir leur travail. Lorsqu'un projet est terminé, le facilitateur passe à une autre équipe, dans une autre entreprise ou une autre administration.
Vous êtes un facilitateur indépendant. Vous gagnez votre vie en vendant vos talents à des équipes de projets. Vous êtes en retard dans le paiement de vos emprunts et vous avez absolument besoin d’un nouveau contrat. La concurrence entre facilitateurs est féroce. Il s’agit de donner de vous une image attrayante à des clients potentiels qui pourraient faire appel à vos services.
Vous décidez de publier une petite annonce dans le Bulletin du facilitateur.
Votre annonce publicitaire est limitée à 75 mots ; les dessins sont interdits.
Écrivez dans l’espace ci-dessous une annonce à l’intention d’équipes qui pourraient faire appel à vos services. Mettez bien en relief vos compétences et vos qualités particulières.
Ajoutez un numéro de référence à 4 chiffres, dont vous pourrez facilement vous souvenir.
Votre numéro de référence : – – – –

Fiche : " Caractéristiques souhaitables chez un facilitateur "

• don d’improvisation
• sens des responsabilités
• faculté à s’imposer
• croire à la valeur individuelle des participants
• confiance en soi
• cohérence entre ce qu’il dit et ce qu’il fait
• se tenir en permanence au courant
• créativité
• efficacité
• égalité d’humeur
• savoir ne pas s’impliquer émotionnellement
• capacité d’écoute, empathie
• enthousiasme
• souplesse
• impartialité
• ouverture aux autres, accepter chacun en tenant compte des particularités
• intégrité
• intelligence interpersonnelle
• techniques combinant intuition et rationalité
• avoir une vision à long terme
• neutralité
• objectivité
• ouverture d’esprit
• avoir le sens du jeu
• préférer la diversité
• recourir à des techniques qualitatives et quantitatives
• être réaliste
• savoir respecter les autres
• être conscient de ses limites
• être conscient de ses capacités
• savoir travailler de façon autonome
• avoir le sens de l’humour
• savoir rendre service
• simplicité
• sincérité
• esprit d’aventure
• qualification professionnelle
• savoir tolérer les ambiguïtés
• savoir faire confiance
• être soi-même
• savoir s’adapter à des situations différentes
• être disposé à partager les responsabilités

Source : Les jeux Thiagi

Un manager “facilitateur”, c'est quoi ?